Ansatte på Folkehelseinstituttet (FHI) har til sammen flere tusen timer merarbeid og overtid siden mars. Farnaz Hakimzadeh-Sohrabi er en av dem som har gått fra å ha mye til enda mer å gjøre.
Det kommer vel knapt som noen overraskelse på noen at arbeidet i FHI er påvirket av pandemien.
– Selv om det er korona, mye stress og harde tider, så er det veldig gøy å jobbe på FHI, understreker seniorrådgiver Farnaz Hakimzadeh-Sohrabi ved Områdestab Smittevern, miljø og helse ved Folkehelseinstituttet flere ganger da Parat-bladets utsendte møter henne på første dag tilbake på kontoret i Lovisenbergveien 8 i Oslo, ikke bare etter ferien, men omtrent siden mars.
Sohrabis arbeidsoppgaver er ikke relatert til hverken formidling, helsestatistikk eller annen forskning, men korona har likevel hatt stor innvirkning på hennes arbeidsdager. Også allerede før landet stengte. Hun er koordinator for innkjøp, som vil si at hun koordinerer behov for innkjøp av varer og tjenester både generelt og til laboratoriene. I tillegg kartlegger hun hvilke avtaler som finnes eller trengs, og hvilke kravspesifikasjoner som ligger til grunn, og rådgir hvorvidt noe må ut på anbud eller ikke, når noe kan ligge i bero i årsplan, og når noe må hastesbestilles.
Hun er rett og slett et bindeledd mellom ulike avdelinger.
– Frem til korona kom, hadde jeg et normalt rutinepreget arbeid. Det var å komme på jobb, være litt sosial, og så begynne med det som var planlagt av møter eller forholde meg til rutinene og oppgaver. Innholdet i seg selv har ikke endret seg. Men jeg har fått mange flere operative oppgaver, sier Sohrabi.
Hektisk hjemmekontor
Sohrabi har selvsagt hatt hjemmekontor, som de fleste andre ved instituttet med kontorjobber hvor det har vært mulig å tilrettelegge. Og selv for henne, som var vant til å ha én hjemmekontordag i uka, ble overgangen brå og krevende. Men endringene kom allerede før statsministeren sendte folket hjem fra kontorene.
– Ingen var forberedt på det som skulle skje. Plutselig var det umulig å få tak i smittevernutstyr. De vanlige leverandørene var tomme. Da måtte vi finne noen andre å kjøpe utstyr av, og det var selvsagt vanskelig. Og kjempehektisk, forteller hun.
For det var jo heller ikke slik at det ikke var hektisk fra før.
– Vi har vært gjennom mange år med nedbemanning som et resultat av en ønsket nedbyråkratisering av det offentlige. Men vi er jo ikke byråkrater, sukker Sohrabi og forklarer at FHI i tillegg ble påført økonomiske utfordringer etter sentraliseringen av tjenester innen anskaffelser, IKT og arkiv for alle underliggende etater under Helse- og omsorgsdepartementet gjennom Norsk helsenett. Dette krever store årlige tilleggskostnader for FHI.
Mye merarbeid
Dermed var det allerede en relativ underbemanning da påkjenningen med korona traff de ansatte.
– Men for mange er refleksreaksjonen når det kommer en krise at man glemmer hvor sliten man er, og står på så mye som trengs. Ledelsen har gjort en kartlegging av merarbeid og overtid som viser at det er flere tusen timer i forhold til normalnivå og på tilsvarende tidspunkt i fjor, og man ser også en underrapportering på føring av tid, sier Sohrabi.
Antall timer Sohrabi selv er på plussiden, vil hun ikke si. Men det er mange timer. Hun har vært i kontakt med sin leder for å se på hvordan dette kan løses, også med tanke på neste års ferie. Avdelingene har frihet til å lage forskjellige løsninger for sine ansatte, og i samarbeid med ledelsen har den avregningen av timer som normalt ville vært i august, blitt forskjøvet til desember.
Ikke enkelt å kompensere
Parat-klubben, der Sohrabi er nestleder, har vært i tett dialog med en ledelse hun berømmer for å være lydhøre og ha forståelse for en situasjon langt utenfor normalen. De normale konfliktlinjene er av alle parter lagt på vent. Nå er det informasjonsdeling om nyansettelser og oppbemanning og løsningsorientering som gjelder.
– Dette med fleksitimene er ikke så enkelt å kompensere. Det er uavklart om noen risikerer at timene blir borte. Ledelsen har sendt søknad til de sentrale partene om godkjenning for avvik fra arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser, utover det som ligger i vår lokalt fremforhandlede avtale. Vi vet ikke hvordan resultatet vil bli, da den ikke er sluttbehandlet ennå, forteller hun.
Det er heller ikke bare enkelt å hente inn ekstra folk.
– Noen avdelinger kan løse ekstra oppgaver med innleie, men det er ikke like enkelt for alle. Mange oppgaver krever lang erfaring og spesialkompetanse. Men vi skal heldigvis få mer penger slik at det kan bli nyansettelser, både midlertidige og faste. For behovet er stort, understreker Sohrabi.
Utvidede rammer
Akkurat dette med økte økonomiske rammer håper Sohrabi blir permanent. Hun håper at de bevilgende myndighetene nå har forstått behovet for at instituttet må ha høy nok bemanning til å kunne levere på samfunnsoppdragene. Særlig den politisk styrte nedleggelsen av vaksineproduksjonen for et knapt tiår tilbake skulle hun gjerne sett at de nå hadde vært foruten.
Hun var selv blant dem som ble omorganisert i etterkant av denne i 2017, da vaksineproduksjonen der hun arbeidet 20 år i ble lagt ned. Hun har derfor lang, kanskje for lang, erfaring med omstillinger. For det er ikke til å komme unna at dette er en situasjon som tærer på. Det er noe annet med lunsj ved eget kjøkkenbord enn i en kantine med vinduer mot et grønt atrium, og det selv om alle stoler er sirlig plassert med meterens mellomrom.
– Det er ikke så enkelt for alle å balansere mellom jobb og fritid. Særlig når man jobber hjemmefra, blir det lett å sjekke e-posten en ekstra gang. Og når noe er lest, så er det vanskelig å ikke svare på det. Men det er mange som har det mye verre enn meg. Jeg har ikke små barn hjemme, sier Sohrabi.
Avklart overtid
Hun legger til at fagforeningen har vært involvert i utvidelse av rammene for arbeids- og overtid for arbeid knyttet til koronahåndteringen. Det har blitt inngått en avtale om at det er mulig å jobbe lengre arbeidsdager enn hva som er beskrevet tillatt i arbeidstidsbestemmelsene fra 13 til 16 timer i døgnet.
– Dette handler om frihet og informasjon. All arbeidstid som er utover arbeidsmiljøloven, har vi fått avklart at det er opp til den enkelte å si ja eller nei til dersom det er ønskelig å få gjøre mer. Vi har hatt en stor underrapportering av arbeidstimer, og det er mye bedre at det er avtaler på plass slik at den enkelte får betalt for å jobbe fleksitid, sier Sohrabi.
Hun understreker at hun ikke har blitt pålagt overtidsarbeid.
– Men det er mye mer å gjøre. Jeg har jo alle mine tidligere arbeidsoppgaver, som var mange, og så fått nye oppgaver i tillegg. Det må jo gjøres alt sammen. Dette gjelder de fleste på området og på FHI generelt, sier hun.
HMS borte og hjemme
For Sohrabi personlig har den største utfordringen med hjemmekontor ellers vært tapet av det sosiale fellesskapet. Hun innser at det kanskje er mer effektivt med korte digitale møter med raske avgjørelser. Men noe av det som gjorde at hun gledet seg til å gå på jobb hver morgen, mangler.
– Faste digitale kaffetreff med gjengen fra vaksineproduksjon, som er fordelt på ulike avdelinger, kompenserer bare noe. Koronaen kom før de fikk etablert noe lignende for hele den nye avdelingen jeg er en del av, sier hun.
På plussiden har Sohrabi derimot en HMS-tilpasset arbeidsplass hjemme. Det har hun per i dag ikke på kontoret. En planlagt omplassering i avdelingen ble forsinket på grunn av at møbler ikke kom til bestilt tid, på grunn av korona.
– Den plassen som var tiltenkt meg, ble dermed gitt til instituttets korona-hotline, forteller hun.
Dagene borte fra hjemmekontoret skal derfor tilbringes med rullerende plassering, mellom rom med blanke, hvite vegger og lite personlig tilpasning, bærende rundt på en PC med tyngde langt over tilmålt HMS-vekt for slikt. Men hun trenger programvare av det slaget som krever en massiv maskin.
Uten synlige nøkkelkort
En tilleggsbelastning er det faktisk også å være ansatt i FHI. Det har blitt innført, om ikke forbud, så sterk anbefaling om å ikke bære synlige nøkkelkort utenfor arbeidsområdet. Årsaken er at alle, uavhengig av stillingstittel, møter forventninger om å være smitteverneksperter.
– Men det er bare de virkelige ekspertene som skal uttale seg om slikt. Jeg vet ikke mer om smittevern enn hva alle andre kan lese seg til på instituttets sider, sier Sohrabi.
I selve det daglige arbeidet har hun derimot, med få unntak, kun fått positive tilbakemeldinger.
– De fleste vil gjerne bidra når FHI bestiller varer eller tjenester nå. Bidra mer vil jeg for øvrig selv også. Jeg har stilt meg til disposisjon for andre oppgaver der det kan være behov for rådgiving, sier Sohrabi.
Ettersom FHI kanskje var landets mest forberedte arbeidsplass i møte med pandemien, med planlegging, øvelser og planer for krisehåndtering, gjorde dette det lettere å sette sammen grupper av ansatte til reelle oppgaver i den virkelige krisesituasjonen. Sohrabi forteller, med en viss stolthet i stemmen, om et miljø som hele tiden gjør tilpasninger til de nye erfaringer som gjøres underveis i den pågående krisen.
– Jeg tror alle som jobber i FHI, er stolte av den jobben vi gjør. Vi leverer på samfunnsoppdraget. Og det blir derfor også enda tydeligere for oss at vi er med på den nasjonale dugnaden, og at det vi gjør er viktig. Det gjør det ekstra gøy å jobbe her, avslutter hun.